掌握了這16個辦公室接待客人的小技巧，領導對你的好感將暴增

職場中，不管從事什麼部門或崗位工作，客人來訪可以說是日常經常遇到的工作之一，那麼您平時的接待方式如何，可以給領導和客人最直觀的深刻的印象， ... 首頁 公文寫作技巧模板乾貨 掌握了這16個辦公室接待客人的小技巧，領導對你的好感將暴增 2019-09-03  公文寫作技巧模板乾貨 職場中，不管從事什麼部門或崗位工作，客人來訪可以說是日常經常遇到的工作之一，那麼您平時的接待方式如何，可以給領導和客人最直觀的深刻的印象，那麼如何給領導和客人留下好印象，今天就給大家分享幾點小技巧。

1、立刻招待來訪的客人秘書都知道大部分來訪的客人對單位來說都很重要，要表示友好熱情和願意提供服務的態度。

如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。

2、熱情主動問候客人打招呼時，應輕輕地點頭並面帶笑容。

如果是老客戶，稱呼要顯得比較親切。

3、陌生的客人光臨時務必問清其姓名及公司或單位名稱。

通常可問：請問貴姓?請問您是哪家公司?4、鄭重接過對方的名片接名片時必須用雙手以示尊重，接過來後不可不屑一顧，隨手亂放，也不可拿在手中摺疊玩弄。

接名片時要確認一下名片上所列對方姓名、公司名稱等。

如見到不易拼讀的姓，不要隨便亂念，必須詢問對方。

5、有客人未預約來訪時 不要直接回答上司在或不在，而要告訴對方：「我去看看他是否在。

」同時婉轉地詢問對方來意：「請問您找他有什麼事?」如果對方沒有通報姓名則必須問明，儘量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與上司見面。

6、判斷來客的身份與種類，以便決定是否引見，何者優先等等要事先了解上司是願意隨時接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分為幾個種類：(1)客戶;(2)工作上的夥伴，搭檔;(3)家屬，親戚;(4)私人朋友;(5)其他。

在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者為先。

如果來客非常重要，就不要私自擋駕。

7、謝絕會晤時要說明理由，並表示歉意但不要在沒取得上司的同意以前就確認你另定的約會時間，最好告訴來客：「我能否給您回電話再確認約會時間?」但如果是前來無理取鬧，脅迫上司的來客，則應斷然擋駕。

8、未經上司同意，不要輕易引見來客即使是事先有預約的來客光臨，也要先通報上司(用電話聯繫或親自前去報告)，等候指示。

倘若沒有預約，即使是你認為上司肯定會接見的客人，也不可擅自引見。

9、如上司不在或一時聯絡不上應該向重要來客說明原因，表示將主動聯絡或協助安排另一約會時間。

如果對方表示同意，應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

10、讓來客等候時要注意照料並表示歉意呼客人，以免使其感覺受到冷落。

如果客人要提前來訪，請其等候為合情合理。

請對方再適當的位置坐下，接待室平常要準備些報刊雜誌，最好備有介紹本公司的機構、歷史、宗旨和服務範圍等資料的宣傳品，供來訪客人閱讀。

客人就坐的位置應與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，使對方不會看到你辦公桌上的文件。

11、帶路時走在客人前方2-3步遠的位置，靠邊引導帶路時要邊留意客人的步伐，邊引導。

可說：「請往這邊走。

」走到拐彎處時要暫停，以手指示方向，並向客人說：「請這邊走。

」在乘坐電梯時要讓客人先上先下。

按下電鈕後示意客人先進先出：「請上電梯。

」「請下電梯。

」開門關門時留意手不要交叉或背著手開門。

手把在右側的們用左手開，在左側的用右手開，這樣姿勢會更優美。

若是向內開的門，則應你先進，用手按住門，等客人進來後再鬆開門。

鬆開門之前應說：「請進。

」12、初次與上司見面的來客，你要代為介紹 一般應該先把來客介紹給上司，但有時如果來客的身份較高，則最好先向來客介紹上司。

引見後除非上司要你留下，否則做介紹之後即要退出上司的辦公室。

13、招待飲料招待外國客人時，最好主隨客便。

因為許多西方人不愛喝某種飲料，或對飲料的配兌有某種習慣愛好，所以準備飲料時，要禮貌地先問客人要喝什麼。

諸如：「您喝咖啡還是喝茶?」「您喜歡咖啡如何泡法?」14、上司正在會客時若有事聯絡或請示，須用遞紙條的方式。

可將事項寫在便條上，進入辦公室後，先向客人道歉：「對不起，打擾了。

」15、客人離去時，別忘了道別即使你再忙，也別忘了最後的道別，稱呼對方的名字將造成好的印象，所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

16、製作來訪登記卡在每天上班時要查看當天約見的來訪者名單。

必要時應事先將約見的有關資料準備好，製成寫有姓名、職位、單位、訪問日期、求見人等等的卡片。

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