主管職的近身實習，身為「幕僚」不可不知的三件事

但是，當一個人的工作內容中，幕僚角色的比重愈高，就可能會衍生出一個普遍存在的問題，那就是工作價值不容易被彰顯。

很難有標準可以量化，大多數都是「 ... MenuBetweenGos職涯服務特別企劃擺脫卡關計畫#OL偷閒日常#再一次改變#你給自己打＿分#出走世代轉職企劃新鮮人專題【優勢思維】線上課程人物專訪職涯發展求職面試職務分類拆解行銷PM業務海外工作創業文字工作者轉職職場心理學職場穿搭上班穿搭中性穿搭美妝保養生活風格OL下班看什麼情緒放鬆拜訪小公寓美麗空間創意靈感輕旅行七月"YellowProject"駐站作者駐站作者SLASH才女專欄HomeCareer（本文發表於生鮮時書劉奕酉專欄）從今年開始，我加入了商業思維學院，一間致力於打造真實市場的商學院。

做為超級幕僚學程的主理人，我希望提供職場上的幕僚角色一個系統化、結構性的整合學習資源，以及打造自我成長與交流的場域。

幕僚，在職場上有著多樣化的面貌，每個人都有各自扮演的角色、難題與挑戰；這些人在職場上可能不是那麼耀眼，甚至沒有人知道他們在做什麼，但卻是職場上最多的一群人。

說到幕僚，你會想到職場上的哪些人？他們又從事著什麼樣的工作內容呢？在這一篇文章中，我想和你分享關於幕僚，你應該知道的三件事。

TableofContents第一件事：幕僚不是一個職稱或頭銜，而是一種角色對多數人來說，很難說清楚幕僚的定義是什麼？第二件事：幕僚角色的定位地圖：四類職務、六大職能第三件事：幕僚角色，是企業或組織中的人才孵化池第一件事：幕僚不是一個職稱或頭銜，而是一種角色對多數人來說，很難說清楚幕僚的定義是什麼？你可能會直覺想到秘書、助理或是老闆身邊的特助；不過，後勤單位的行政人員好像也算幕僚，單位主管也可能是更高層主管的幕僚。

其實，一個組織、一家企業中可能存在著形形色色的幕僚，但是他們的工作職務直觀上都不太一樣，也擁有著不同的職稱或頭銜。

其實，幕僚不是一個職稱或頭銜，而是一種角色。

職場上的每個人，或多或少都扮演某種程度上的幕僚角色，只是比例上的不同。

比如說基層主管，除了自己的職務之外，可能也扮演著更高主管的幕僚，但比重上也許不高；而資深秘書，可能只需要完全打點某位高層交付的任務就好，那麼她的幕僚角色比例就很吃重。

在你擔任業務、行銷、產品經理，或是其他職務角色時，也可能同時扮演著幕僚角色，對你的直屬主管負責。

對於職場工作者來說，討論自己是或不是幕僚只是個假議題，真正的問題是幕僚角色占了多少比重的職務內容？又該如何扮演好這個角色？這是每一個人都需要學習的課題，也是職涯獲得更大發展的關鍵。

但是，當一個人的工作內容中，幕僚角色的比重愈高，就可能會衍生出一個普遍存在的問題，那就是工作價值不容易被彰顯。

很難有標準可以量化，大多數都是「個案處理」的方式。

既然沒有標準，就是直屬主管說了算，直接地影響到幕僚角色的職涯發展與升遷加薪。

我相信這也是大多數擔任幕僚角色的朋友們，切身感受到的困境與挑戰。

那麼，職場上到底有哪些幕僚角色？又該如何定位他們的職務與功能呢？第二件事：幕僚角色的定位地圖：四類職務、六大職能幕僚角色究竟都在做些什麼？感覺好像包山包海、主管與老闆的大小事都得負責。

其實，從職務功能來說，可以整合為六大類：過濾／選擇：處理瑣碎與次要的問題；比方說，過濾訪客、行程安排等。

諮詢／商議：提供意見諮詢與討論；比方說，議程管理、市場現況盤整等。

促成／協作：行使條件下的控制與指揮權；比方說，專案負責、合同跟進等。

專家／技術：解決某些特殊問題或工作；比方說，風險模型建立、市場分析等。

情資／布達：整合資訊以供決策參考、溝通內外與傳達一致性的訊息。

考察／督導：代為考察工作實況有無依照規範；比方說，流程稽核、績效考察等。

根據發揮的職務功能與扮演幕僚角色的比重程度，可以將幕僚角色分為四大類：行政幕僚、業務幕僚、專業幕僚與管理幕僚。

我整理了一張表格，或許你會更清楚這些幕僚角色的功能定位與職務對應。

第一種，是行政幕僚，主要扮演的職務功能，是過濾／選擇、諮詢／商議。

舉例來說，秘書、助理、櫃台人員都是屬於這一類的，幕僚角色通常佔據了絕大部分的職務內容，甚至是所有時間。

比方說，高階主管的資深祕書，完全只對主管負責、打理主管交付的一切事務。

第二種，是業務幕僚，這裡指的是替主管分擔處理工作上的業績任務。

主要扮演的職務功能，很相似於行政幕僚的性質，但比重相對沒這麼大，更多的反而是在促成／協作的部分，被賦予條件下的控制與指揮權。

舉例來說，客服、小組長或是業務經理，組織中常見的專案負責人都可以歸類到這一類型中。

除了扮演幕僚角色之外，可能還需要擔負一些個人的工作內容與目標。

第三種，是專業幕僚，通常是為了解決某些特殊問題或工作而存在的，也都具備一定程度的特殊知識、技能與經驗。

舉例來說，技術顧問、產業分析人員、財務、法務等，都是屬於這一類型的，主要扮演的角色職責，包括專家／技術、促成／協作與諮詢／商議。

幕僚角色可能佔據他們日常工作一半的比重，另一半則是提供組織或企業維持營運的需要、或是符合產業與國家法規的工作事項。

第四種，是管理幕僚，包括營運長、總經理室、稽核單位、高階主管特助等職務；此外，組織內的中高階主管其實也算是更上層主管的管理幕僚。

扮演的職務功能相當全面，主要會是情資／布達、考察／監督，有時也會提供專家／技術、促成／協作與諮詢／商議的功能。

管理幕僚可能只有一部份的工作職務，是面向直屬主管負責，更多的是獨當一面負責對組織或企業更重要的任務。

以上四種類型只是大多數情況下的分類，當然也會有例外的情況。

比如說，我曾遇過幾位超級祕書，除了扮演行政幕僚的功能之外，也具備特殊的專業技術，或者負責財務報支的業務等等。

從行政幕僚、業務幕僚、專業幕僚到管理幕僚，除了職務功能上的不同之外，最大的差異在於幕僚角色的比重。

愈是偏向左側的職務類型，愈會有工作價值不容易被看到的問題，很大一部分取決於直屬主管的觀感；而偏向右側的職務類型，則愈有機會獨當一面，也較能讓組織與企業看見自己的專業與工作價值，在職涯發展上也有更多的可能性。

相信你現在對於幕僚角色的定位與功能，應該有了更清楚的認識與理解。

第三件事：幕僚角色，是企業或組織中的人才孵化池在多數人的印象中，常被提及的知名人物，像是蘋果的賈伯斯、微軟的比爾・蓋茲、亞馬遜的貝佐斯、台積電的張忠謀，或是鴻海的郭台銘等等，都是企業的執行長。

如果要你說出他們的幕僚是誰？我想可能一時也說不出來，甚至也不容易查得到。

幕僚，就是這樣的一個角色，藏在這些耀眼的人物背後，雖然看不見他們的名字，但是他們的確存在，同時也付出了相當大的貢獻，讓這些執行長們發出更耀眼的光芒，成為大家口中那個「很厲害的人」。

雖然幕僚總是站在鎂光燈後，默默地支援著老闆或直屬主管。

但是有一天，幕僚也可能站上舞台，成為綻放光芒的那個人。

舉例來說，雪柔．桑德伯格，暢銷商管書《挺身而進》、《擁抱B選項》的作者。

多數人對她的認識是臉書的營運長，或是她曾經在谷歌擔任全球網路業務與營運的副總裁。

但你可能不知道，更早之前她也擔任過美國財政部部長的幕僚長。

日本知名商管書作家，三木雄信，曾任日本軟銀秘書長，也是孫正義的幕僚，還被喻為孫正義的頭腦。

離開軟銀後，他成立了自己的公司，後來投入英文學習的教育事業，也出版了許多商管書籍，大多是與擔任孫正義幕僚時期所培養出來的幕僚工作力有關。

還有微軟大中華區人工智慧負責人暨台灣微軟行銷營運長，趙質忠，也曾擔任過微軟大中華區總裁的幕僚長。

更有許多曾經擔任過企業高管幕僚的人，後來也都成為了獨當一面的重要角色，甚至成為企業執行長、知名顧問與作家。

幕僚，在外人眼中看起來是不起眼的角色，但其實是組織或企業中發展成長性最大的角色。

因為在主管身邊近身學習，就等於是實習如何當一位主管的最好機會，但也因為只有主管知道你做了哪些事？所以很難具體展現出工作成果的價值。

這就是身為幕僚角色的兩難。

下一次，我想和你聊聊幕僚角色的價值是什麼？又該如何提升價值、在職涯發展上又該如何規劃？我們下次見囉！ 如果你覺得這篇文章不錯，請不吝給我一些掌聲；如果你喜歡這篇文章也歡迎分享與持續關注我的最新文章。

歡迎支持我的著作《高產出的本事》與《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》※本文摘自medium，作者劉奕酉※也推薦你看看：《默默做事要怎麼被看見？讓老闆對你印象加分的四個小技巧》《功勞被同事搶走？3個方法讓主管看見你的表現》《掌握6大職場關鍵能力，不管到哪你都能被看見！》一天一點靈感，獻給知性慵懶的妳！現在就來follow我們的IG：給妳更多美好提案！陪你把職涯走得更順利！Career台灣微軟與104攜手推出「旭日計畫」，進修8大免費課程，成為搶手數位人才！Career職涯優勢諮詢｜將蓋洛普天賦鍛鍊成你的職場優勢CareerBetweenGos職涯探索工作坊，破解你「不知道做什麼」、「工作迷惘卡關」的職涯困境Career離職信怎麼寫才得體？2個大忌，千萬別犯！線上課程：優勢思維，找到你的職場定位最新工作坊場次｜優勢探索工作坊RelatedPosts專訪Rita：從科技業到外商FMCG，蓋洛普讓我更理解自己真正重視的價值觀與工作追求職涯優勢諮詢｜將蓋洛普天賦鍛鍊成你的職場優勢工程師可以做一輩子嗎？30歲以後的工程師職涯發展路徑×CloseSearch