還在把O365當一般桌機系統用那就太遜了！ - 今周刊

微軟的Office軟體是陪伴無數上班族工作的好幫手，像是用Word寫報告、 ... ↑PPT還有翻譯字幕的功能，只要先到官網下載免費增益集「Presentation ... 在今天看見明天 × 還在把O365當一般桌機系統用那就太遜了！OfficeXAI讓工作更smart！ 唐祖湘 管理 今周刊特刊 超密技Office 2018-08-0112:05 +A -A 加入收藏 微軟的Office軟體是陪伴無數上班族工作的好幫手，像是用Word寫報告、用Excel記帳、用Outlook收發郵件、填寫行事曆、用PowerPoint做簡報等，伴隨人們在職場上一路成長，甚至在生活中也不可或缺。

隨著時代變化，Office軟體也跟著進步。

Office365導入了人工智慧的概念，使用上不但更為直覺，也增加了更多人機互動的內容，其價值已跳脫傳統文書作業，可協助上班族更聰明、更省事的完成工作。

一起來看看有哪些實用的智慧新體驗吧！   Word筆跡編輯>>>觸控筆就是編輯工具 無論撰寫報告還是擬公文，Word無疑是上班族最頻繁使用的文書作業軟體，隨著觸控螢幕與觸控筆的使用族群增加，Office365的Word也增加了「筆跡編輯器」功能，在沒有鍵盤的情況下，觸控筆就可以直接增修文件，本身就是強大的編輯工具。

  例如，對某標題或句子樣式不滿意，只需開啟「繪圖」裡的「筆跡編輯器」，用觸控筆把句子圈起來，改變顏色、字體大小、加底線等；或是想要刪除某字句、某一段落，只要畫一條穿過文字的線，就有如用鍵盤操作的效果。

  若是閱讀文件時希望加深印象，也只需用觸控筆點選螢光筆顏色，在文字段落上畫線，就會自動辨識與顯示想強調的重點，還可以直接在上頭寫筆記、畫圖，就像用筆寫在紙上一樣自然，協助工作者順利地完成各種任務。

  ↑筆跡工具位於功能區的「繪圖」索引標籤，但系統預設不會開啟該索引標籤。

若要顯示選用的「繪圖」索引標籤須從「檔案」標籤中按「選項」， 再選取對話方塊中的「自訂功能區」，在對話方塊右側的區塊中，點選標示為「繪圖」的核取方塊，「繪圖」索引標籤就會在功能區上持續顯示。

  ↑只要先將第1、2組的姓與名分隔成兩格，接著選取所有資料，按下快速填入，Excel就會仿照第1、2組的內容，將剩下所有儲存格的「姓」與「名」分開。

Excel快速填入>>>自動識別資料模式   下班前，主管臨時交付一項任務，要將會員的姓和名分開，以便之後建檔及寄送郵件。

但會員總共1萬多筆，如果一筆筆keyin，大概打字會打到隔天天亮吧！該怎麼辦呢？ 其實Excel不僅試算功能強大，它的「快速填入」，對於常需要頻繁填入資料的辦公室人員，也是減少重複性工作的不敗利器。

  「快速填入」只要先手工調整前面一兩組儲存格內容之後，Excel就會自動辨認出這個規則，並自動填入剩餘的儲存格，幫助使用者加速輸入的速度。

  PowerPoint>>>精美排版與即時翻譯   在職場工作，與老闆開會、跟客戶洽談，都免不了要做簡報；陳述想法之餘，在視覺化取勝的時代，若能夠做出圖文並茂的吸睛簡報，肯定更能加分。

但多數上班族共同的心聲是：「光熬夜準備簡報內容都來不及了，哪還有時間做設計呢？」   其實救星就在PowerPoint「設計構想」（Designer）功能裡。

點選「插入」，將想用的圖片加入簡報中，最多可以放4張圖片；放入後右方就會出現多款版面樣式，選擇一個最喜歡的即大功告成！     其中奧妙就在於設計構想會自動辨識照片中的顏色，分析製作出最好的樣式供選擇，包含自動縮放、構圖、裁剪等；如果是非圖片的資料內容，像是常見的步驟說明、時間序列等，設計構想亦會將其轉換成美觀的流程表以及時間軸，讓純文字的簡報生動不無聊，不用學過排版，就能瞬間製作出漂亮簡報。

  另外，商業簡報時經常要面對不同國籍的聽眾，PowerPoint裡的「PresentationTranslator」，可將演講者的說話語音與簡報內容，即時展現翻譯和字幕；它能識別包含中文在內的10種語言，且能夠翻譯的文字超過60種。

  若是講者指定的字幕，並非聽眾熟悉的語言，PresentationTranslator還會為不同的語言產生專用的連結，可透過MicrosoftTranslatorApp，進入討論群組，即可用自己的語言檢視演講內容，同步接受講者的訊息。

  而且，在人工智慧加持下，翻譯會愈翻愈精準，像請到專業翻譯一樣，台下聽眾無縫接收演講者的簡報訊息，雙方交流更密切。

  ↑插入圖片後，右方即會自動出現「設計構想」，提供版型編排建議，協助使用者在最短時間編排出美觀的版面，大幅提升效率。

  ↑有關流程或時程的內容，PowerPoint也會在右方的「設計構想」中顯示適合的設計構想！ ↑PPT還有翻譯字幕的功能，只要先到官網下載免費增益集「PresentationTranslator」即可使用。

  小提醒：由於這兩個功能都會透過數據以及AI不斷優化，所以需要在連網的狀態下才能使用唷。

  OneNote同步錄音錄影　>>>開會細節不漏接   開會時，老闆經常劈哩啪啦說一大堆，打字不夠快的人，恐怕無法在短時間記錄所有重要細節，此時OneNote就派上用場了，只要在做筆記過程中，於上方的「插入」功能按下「錄製音訊」或「錄製視訊」，就可以一邊做會議記錄，一邊進行錄音與錄影。

更棒的設計是，當一邊進行錄音、錄影，並且一邊做筆記時，每一個筆記區塊會自動呈現同步的音檔，聰明的與你的筆記內容做配對。

  如此一來，之後要重新確認某部分的會議內容時，只要點擊該筆記區塊的播放按鍵，就能從該時間點開始播放，不必像傳統錄影、錄音，只能記下大略時間點，還需費時從頭定格尋找。

  ↑只要按下錄音或錄影的功能鍵，就不用擔心記錄遺漏了。

    Outlook做好時間管理   每天忙得像陀螺一樣，你曾想過自己時間到底花到哪裡去了嗎？哪些任務其實不應該耗費太久時間呢？   Outlook中的待辦事項可以幫忙你做好時間管理，還有一項「MyAnalytics」功能，會根據使用者的信箱和行事曆日常數據紀錄，分析在工作上的時間分配：花多少時間在開會、多久回覆電子郵件、跟哪些同事或team會議次數最多。

  也能與最常共事的群組建立重要的協作網絡，還可以訂立工作目標進行即時評量，透過提供個人化的洞察報告，協助釐清行程中哪些需要、哪些想要、哪些不必要，讓使用者訂出優先次序，專注在最重要的事上，創造出更有智慧與效能的工作習慣，改善工作與生活平衡。

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