同事離職，公司卻不補人，怎麼辦？免加班！減少工作量的方法是

公司為了撙節開支，遇缺不補，同事卻剛好在此時離職。

工作一樣多，人力卻變少，讓上班族有苦難言。

2.本文針對這個問題， ... 這聽起來簡直太殘忍。

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工作一樣多，人力卻變少，讓上班族有苦難言。

2.本文針對這個問題，歸納3個方法：提升效率專案、小助理支援例行性工作、整合資源。

一個在科技業上班的朋友，最近來跟我抱怨：疫情緣故，公司訂單少了很多。

而同事剛好在這段時間轉職、離開公司，原本部門6人，只剩4人，現在遇缺不補，工作還是一樣多，真的有苦難言。

他問我，在企業輔導期間，有沒有遇過這樣的問題？我是如何協助企業解決此問題的呢？我跟他開玩笑說：1個老闆，用2份薪水，請3個人，做4個人的工作。

但這有時只是老闆內心的想法，換了位置也可能換了腦袋。

不過，話說回來，這讓我想起我之前我輔導一家公司，也曾遇過這樣子的問題。

廣告 公司遇缺不補，分配工作好難當時那個公司有一位同仁，利用我去公司輔導的時候，約我中午吃飯。

我以為有什麼好事要分享，原來是他遇到一些問題：公司遇缺不補，分配工作好難。

他說：這都跟景氣循環有關。

景氣好的時候，公司拼命找人進來，景氣不好的時候，就是遇缺不補。

這幾乎已經成為一個有規律的管理手段。

當時他在生產製造部門，部門同事總共5位，其中1位因不適應工作節奏，選擇離開公司。

離職同事一半的工作量，就瞬間落到他身上。

雖然當時主管承諾，要盡速找工程師進來補這個缺，解決大家的工作負荷。

但在找人過程中，公司就宣布了暫時人力凍結，原因是未來幾季的訂單可能下滑。

這聽起來簡直太殘忍。

原本寄望新同事可以補上職缺，沒想到公司政策一改，未來半年都要接受超大工作量，真的會把人給累死。

廣告 不用加班，團隊還能「變更強」！我在前公司上班時，也遇過這個問題。

我就整理了當時採取的幾個措施，加上近幾年經驗，歸納出3個方式，提供這位同仁參考。

1.提升效率專案少一個人力，其他人的工作量勢必增加。

本來不用加班的，現在可能天天加班，確實是一個惡性循環。

我建議他們先成立一個提升工作效率的專案。

由同仁自己組成，每天花30分鐘開會，看看哪些工作還可以再提升、再簡化，大家腦力激盪想出一些方法。

利用專案團隊的運作，讓同事互相支援、討論工作，在同事之間形成一股「朝同個目標邁進」的氛圍。

工作氣氛活絡，效率會隨之提升。

2.小助理支援例行性工作每個人都有一些例行性工作（如每日工作報表），這些工作可以化為標準作業，請公司內部的小助理、工讀生，協助這些工作。

同時，也可以尋找更高效率的方式，來完成工作。

例如：原先用Excel製作的報表，也許可以用PowerBI取代，加速報表產出。

如果公司從來沒有小助理這樣的角色，則可以從另一種角度思考：招募小助理加入團隊，是不是能讓工程師做更有價值的事？如果例行性事務沒那麼多，也可以讓多個部門共用小助理。

3.整合資源趁這個時間點，重新檢視部門的使命。

任一個部門的存在，都有它的使命。

趁此機會，以部門使命重新檢視每個人的工作，也許就會發現，有些工作項目確實值得討論。

有些工作確實並非部門該做的事。

當時，這位同仁就說：「其實有兩個工作項目應該是其他部門負責，只是一年前，不知道為什麼，這些工作被轉介過來，變成我們在負責。

現在重新想想，這些工作真的不是我們該做的。

是否可以跟其他部門主管協商，趁這個時間點，把這兩個工作轉回合適單位執行？」屬於部門負責的工作，也可以重新安排重要性、緊急性。

在人力短缺的狀況下，有些工作順位可以延後執行，對整個部門也無傷大雅。

舉例來說，我當時發現，這個部門有一些專案在進行。

專案工作和日常工作擠在同個時間，已經缺乏人力，還要維持專案品質，真的會讓人喘不過氣。

因此，我建議他們跟專案主要負責人協商，看有沒有哪些工作可以重壓交期。

討論過後，果然有2個專案可以往後延3個月。

空下來的時間，就可以去支援其他緊急又重要的工作。

除了重要性和緊急性，也需要盤點各項工作所費工時，重新梳理工作流程，花時間討論工作流程最佳化，把多的時間騰出來，重新組合部門資源，就有更多時間和餘裕處理工作。

吃午飯時，我把這3個技巧分享給這位同仁。

我們講完之後，才發現整個餐廳只剩我們兩個。

也真的是吃太久了！那是一頓令我印象深刻的中餐。

這位同仁，後來帶著我的建議回去執行。

過了半個月，他跑來跟我說，成效非常好。

我看見他臉上滿滿的笑容，自己也很開心，我在科技業上班的朋友，聽完這段故事後，決定也去嘗試看看。

希望這3個技巧，能夠幫到他，期待下次跟他聊天的時候，能夠看到他滿滿的笑容。

責任編輯：李頤欣 延伸閱讀 疫情期間，你有養出「新能力」嗎？一個方法，讓職場身價三級跳 好好說話》考核時被主管誇讚，謙虛回應「沒有啦」⋯會讓加薪升遷離你更遠？ 疫情下，讓主管「安心」是一種能力！怎麼做？一篇看懂 下滑載入更多報導 遇缺不補 分配 離職 工作量 加班 同事 彭建文專欄 彭建文 前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷，受兩岸超過300個企業請託：協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長，整合台積電出身的講師群，以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成，融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心，獨家創辦PJ法，即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。

品碩創新授課輔導項目：問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善等。

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